不論是在高中、在大學,常常會有老師、教授告訴我們要上台報告,這時你就需要用到簡報檔,這裡的簡報檔不只是大家常用的power point甚至是一些open office。
但是 你/妳真的了解它嗎?!
那就先來定義什麼叫做簡報?!
其實它是一種輔助的工具,用來把演講者的內容做一個簡單扼要的重點。
圖多文少
在我目前看來,至少在我身邊的同學朋友,經常會犯的一個錯就是把要講的內容全部打到簡報上面去,導致整個畫面都是字,太多的資訊量在上面,往往會讓人失去想看的欲望;再者,圖往往會比字更有吸引觀眾的力量。
而在內容的部分,請把握以下原則:
一、顏色一頁以3個顏色為主
二、上下左右必須有適度的留白,以避免對聽眾造成視覺壓迫
三、標題和內容的區隔,顏色、字型和大小都是方法。
四、聽眾的參與,也就是雙向溝通(Q&A、拍手等)
你/妳 才是報告的主角
在這裡提供一個數據給大家參考
一個好的presentation,內容往往只占了7%,更重要的是表達和肢體,那有人又會想了,那到底後二者哪個比較重要呢?!當時聽演講的我們支持的人數各半,但結果是肢體(55%)勝過於表達(38%)。看了以上的數據,不要以為內容不重要就不好好準備,不是這樣的,由於內容的部分是事前工作,都是在你可以掌握的情況下完成,相對的,它在報告時產生的變數是小的;而表達和肢體方面,卻不是這麼一回事,演講當時會發生什麼情況,誰也沒辦法確定。
再來說說怎麼做到最重要的二個部分:表達以及肢體
音調、音量這二項突然的變化,突然的大聲、小聲甚至不講話,都能夠再度引起聽眾的注意力。
肢體的部分,身體稍稍的移動,不讓聽眾的眼神持續待在同一個地方,也就是視覺轉換角度。
眼神,這是一項和聽眾產生互動的好機會,可以將台下分成不同等分的區塊(6塊或8塊),每講到一定時間就換下個地方,當有交會的時候,一方面也給自己增強了信心。
結尾
在那天看到了這麼多組的報告後,大多草草的結尾做了一個謝謝或者是簡單的結論,但這其實是錯的,聽眾在聽完你一連串的報告之後,不一定會完全記得你一開始或者是你整個的重點在哪裡,這個時候一個完整而簡短的REVIEW是必要的,把你剛剛想要強調的或者是有什麼可以再補充的部分再加進來,讓這個簡報不至於有虎頭蛇尾的樣子,報告也會更加完美。
